Suatu perusahaan akan selalu terdiri dari pegawai-pegawai dimana mereka mengisi posisi tertentu dengan tugas yang berbeda-beda, agar tidak rancu antar karyawan, manajemen pegawai perlu memberikan deskripsi pekerjaan pada masing-masing posisi. Dan percaya atau tidak ini akan memberi pengaruh besar terhadap cara bisnis sukses sebuah perusahaan.
Karena itu pada kesempatan ini kami berkesempatan mengulas mengenai teknik menyusun deskripsi kerja pegawai, langsung dari mereka yang terbiasa mengelolanya, yakni para tenaga HR alias tenaga Human Resource.
Menurut mereka, deskripsi pekerjaan disusun berdasarkan atas analisis pekerjaan. Analisis pekerjaan adalah proses menganlisis suatu pekerjaan yang berkaitan dengan pekerjaan, alat yang dipakai, tanggung jawab, ergonomis pekerjaan, dan sebagainya. Metodenya sangat kompleks, mulai dari kuesioner, observasi, wawancara dan sebagainya.
Tidak mudah memang, itu sebabnya pada perusahaan dengan tenaga kerja yang relatif banyak dan kompleks sangat disarankan untuk merekruit setidaknya satu orang tenaga HR yang memiliki latar belakang pendidikan sesuai.
Setiap perusahaan akan memiliki kebutuhan yang berbeda-beda untuk menjalankan pengelolaan tenaga kerjanya. Posisi jabatan suatu pegawai belum tentu sama dalam perusahaan yang berbeda.
Karena itu deskripsi pekerjaan akan berbeda satu dengan yang lainnya, namun pada prinsipnya sama dalam hal tugas umumnya.
Secara harfiah deskripsi pekerjaan didefinisikan sebagai tugas-tugas dan tanggungjawab pegawai sesuai dengan posisinya. Pegawai yang sudah memahami deskripsi jabatannya akan mengerti apa yang perusahaan harapkan darinya.
Suatu deskripsi pekerjaan yang baik seharusnya mengindikasikan :
- Nama Jabatan
Disebutkan posisi yang diberikan, misalnya staf administrasi, supervisor general afair, manajer personalia dan sebagainya.
- Pertanggung jawaban
Pertanggungjawaban disini dimaksudkan posisi pegawai dalam suatu strukstur organisasi perusahaan. Misalkan seorang supervisor accounting, ia akan bertanggung jawab untuk laporan kepada atasannya, manajer accounting, dan mengelola beberapa staff di dalam tanggung jawabnya..
- Tugas dan kewajiban
Merupakan gambaran pekerjaan dan pertanggung jawaban yang disertakan atas pekerjaan bersangkutan. Tugas dan kewajiban pada beberapa deskripsi pekerjaan dituliskan secara terperinci, misalnya apakah pekerjaan tersebut bersifat daily (harian), weekly(mingguan), monthly (bulanan) atau year (tahunan).
- Kewenangan
Kekuatan pada suatu posisi. Ini adalah yang dimaksud dengan kewenangan, biasanya pada pegawai yang memiliki jabatan yang berada pada lini atas. Bagi karyawan pada posisinya akan memiliki kekuatan dalam mengambil keputusan, memerintah pegawai dibawahnya.
Namun, dalam perkembangannya deskripsi pekerjaan juga mengalami banyak perkembangan seperti ilustrasi pekerjaan, dimensi pekerjaan, kompetensi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, dan sebagainya.
Tapi sebagai dasarnya, keempat indikasi diatas sudah merupakan pokok utama dalam penyusunan deskripsi pekerjaan.
Dengan adanya deskripsi pekerjaan tersebut sangat bermanfaat bagi semua pihak. Bagi perusahaan, perusahaan akan memiliki sistem yang dinamik sehingga alur kerja jelas, hal ini mempengaruhi efektivitas perusahaan dan menjadi satu aspek penting dalam cara bisnis sukses.
Bagi pegawai, deskripsi kerja akan memberikan kejelasan apa yang diharapkan perusahaan pada dirinya. Ini Memberikannya ruang untuk berkembang dan melakukan kreativitas demi tercapainya target yang diberikan padanya, memotivasi untuk memberikan performasi terbaik untuk mencapai prestasi yang diharapkannya. Tentu saja dalam batasan otorisasi dan wewenang yang dimilikinya.
Dengan deskripsi kerja ini pula perusahaan dalam hal ini pelaku HR dapat mengukur performansi kinerja karyawan secara jelas karena sudah terdapat standard yang dijadikan tolak ukur untuk rekruitment dan penempatan, training dan assesment, mengevaluasi kinerja karyawan dan perencanaan karir.
Dan ketika melihatnya dari sudut pandang pelanggan atau kolega, meski berada dalam posisi eksternal, mereka memiliki kepentingan denga kejelasan pembatasan tugas dan tangung jawab ini.
Mereka akan memahami jalur terpat dalam mengkomunikasi kebutuhan, kritik dan saran mereka dengan efektif. Bukankah ini juga bagian dari kepuasan bagi pelanggan.
Bisa dibayangkan jika tidak ada posisi yang jelas, maka nasabah yang datang ke bank akan kebingungan untuk menyetorkan uangnya, jika tidak ada posisi teller yang jelas.
Itu hanya satu gambaran karena pada dasarnya deskripsi kerja dan pembatasan-pembatasa bersifat mutlak untuk semua perusahaan baik kecil maupun besar, bahkan cara bisnis sukses usaha UKM sekalipun.
Dengan pengelolaan internal yang optimal, sebenarnya itu adalah satu cara bisnis sukses yang terbukti manjur dalam memajukan perusahaan. Jadi mulai dari sekarang jangan abaikan masalah deskripsi kerja keryawan.